Consejos para las reuniones online

La videoconferencia llegó para quedarse

Han transcurridos varios meses desde que las reuniones por videoconferencia se incorporaran a nuestra rutina laboral habitual. Durante este tiempo hemos adquirido la práctica necesaria para el uso de las diferentes herramientas de videoreuniones, y también nos hemos acostumbrado a algunos hábitos específicos de esta modalidad de reunión (como mantener los micrófonos apagados, o la puntualidad en el inicio).

Pese a todo, todavía nos encontramos padeciendo multitud de reuniones online que resultan una pérdida de tiempo, son improductivas y cansadas.

Por ello os compartimos algunos consejos que consideramos muy útiles para mejorar la experiencia:

Aquí van nuestros 6 consejos

  • 1- Tener claro el propósito de la reunión

Puede tratarse de una reunión centrada en la agenda, de indagación sobre un tema, una formación, o incluso una celebración. Lo importante es que el propósito esté (pre)definido y que sea conocido por todos los participantes.

  • 2- El tamaño importa

Efectivamente, si queremos mantener niveles altos de participación debemos reducir el tamaño del grupo. Las sesiones de lluvia de ideas, de solución de problemas, o de planificación no funcionan bien en grupos de más de 10 personas. En el caso de la formación, hay que tener presente que para que resulte significativa e interactiva el grupo debe ser reducido. Las sesiones con más de 20-25 personas deberían programarse como un webinar, que es una modalidad más unidireccional de formación. Por último, si lo que deseamos es lanzar una comunicación a un grupo grande, conviene valorar si convocarlos a una reunión online es lo más apropiado, o podríamos resolverlo con un sencillo email o con un video grabado.

  • 3- La preparación es la clave del éxito

Esto no es diferente a las reuniones cara a cara, que también requieren de un diseño previo para ser efectivas y evitar el “multitask” (participantes haciendo cualquier otra cosa durante la reunión). Un buen diseño considerará el propósito de la reunión (qué sentido tiene convocarla y por qué debe ser online) y el contexto (qué debemos saber sobre los participantes y estos sobre la reunión). Con esta información disponible, prepararemos una agenda de la sesión que incluirá distintas actividades que sean relevantes para el propósito. Aunque no es necesario sobrecomplicar la agenda en este sentido, siempre es interesante tomarse un tiempo para pensar en el diseño.

  • 4- Dar tiempo

En las reuniones online son habituales los espacios de silencio, pues los tiempos de respuesta son más largos. Para evitar estos silencios que nos generan incomodad tenemos la tendencia de apresurarnos en avanzar y no dejar el tiempo suficiente para pensar, tomar el turno de palabra, o escribir en el chat. Es importante dar margen para las distintas intervenciones y internalizar que, en el canal online, los ritmos son de por sí más pausados.

  • 5- Conocer la tecnología, y apostar por lo visual

La solución tecnológica que usemos debe estar al servicio del del diseño de la reunión, y no al revés. Esto incluye no sólo dominar la plataforma de videoconferencia que vayamos a emplear, sino conocer otras herramientas de apoyo como pizarras interactivas, o aplicaciones de encuesta. Dado que en el formato online la comunicación es más limitada que en un encuentro presencial, es necesario apoyarse en herramientas con alto componente visual como presentaciones, contenido multimedia, etc.

  • 6- Contar con un facilitador y una persona de apoyo

El facilitador o facilitadora suele ser la persona que planifica, diseña, convoca y conduce la reunión. En las reuniones online se hace muy necesario contar al menos con una persona extra de apoyo, que asista a los participantes ante posibles problemas tecnológicos, tome notas o capturas de pantalla, grabe la sesión o permanezca atento al chat.

¿Cuánto trabajo, verdad?

Ciertamente facilitar reuniones online de manera exitosa requiere voluntad, preparación y práctica. Aun así, el esfuerzo merece mucho la pena, pues una mala experiencia en una sesión virtual dificulta el compromiso con las siguientes, y a la larga el clima y los resultados del grupo se resienten.

En Go Consulting somos especialistas en facilitar sesiones online y offline, así que si decides que te puede venir bien una ayuda para tus próximas reuniones, estaremos encantados de escucharte.

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